経理の電子化についてメリット・デメリットや電子帳簿保存法について解説

紙の書類を数多く取り扱う経理業務を電子化すれば、さまざまな面での業務効率化が実現します。

今回は、経理業務の電子化が進む背景となっている電子帳簿保存法について解説したうえで、経理業務の電子化によって得られるメリットと、注意すべきデメリットまでを紹介します。電子化できる具体的な経理業務も解説しますので、経理の電子化を検討される担当者の方はぜひ参考にしてください。

経理の電子化が進む背景

経理の電子化がますます進む背景に、2022年1月に改正された電子帳簿保存法（通称、電帳法）の影響があります。

今回の改正では、事前承認制度が廃止され、各種要件が緩和されるなど電子化へのハードルが下がりました。それだけでなく、電子取引によって授受したデータを紙で保存することが認められなくなるなど、電子化へシフトする必要性も高まっています。

経理の電子化には、業務効率化、コスト削減などメリットも多いことから、たくさんの企業が経理の電子化に積極的に取り組んでいる現状があります。

2022年に改正された電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、税法上保存することが義務付けられている各種帳簿や書類の、データ形式での保存を認める法律です。

「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の大きく3つの保存方法に区分されており、1998年にはじめて施行されてから、時代の変化に合わせて度重なる改正が行われてきました。2022年には、その内容が大幅に改正され、経理業務の電子化を後押ししています。

2022年の法改正のポイント

2022年に行われた電子帳簿保存法改正のポイントを解説します。

まず、これまでは電子帳簿等保存やスキャナ保存に、税務署長による事前承認が必要でしたが、この制度自体が廃止となりました。

また、3つの保存方法それぞれの検索要件やタイムスタンプ要件などが緩和され、税務関係書類の電子化がしやすくなりました。特にスキャナ保存においては、スキャニング後の紙の原本の保存が義務付けられていましたが、今回の改正でそれらがすべて不要になっています。

各種電子データの保存要件が緩和された一方で、電子取引については、紙に出力する保存方法が認められなくなった点には注意が必要です。

対象者と対象書類

電子帳簿保存法の対象者（保存対象者）は、法人税や所得税の納税義務が課されている法人や個人事業主です。ただし、電子帳簿保存法において対応が義務付けられているのは、いまのところ電子取引のみです。

対象となる書類は、国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の大きく3種類です。具体的には、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿類、貸借対照表や損益計算書などの関連書類、契約書や領収書などの取引関係書類などが挙げられます。

経理業務における電子化のメリット

次に、経理業務を電子化するメリットを見ていきましょう。

業務効率化につながる

経理業務を電子化することで、紙の書類を管理する際に発生していた、印刷、送付、保存、整頓、廃棄といったあらゆる手間が省け、業務効率化につながります。空いた時間をより重要な業務に充てることで、生産性の向上が期待できます。

コスト削減

紙の書類管理から解放されることで、印刷や郵送、保管にかかるコストを削減できます。さらに、一部業務の自動化により人件費削減効果も得られるでしょう。

テレワークに対応できる

電子化すればクラウド上でデータ管理できるため、場所を選ばずに業務を行うことができます。これにより、テレワークやリモートワークの導入が容易になり、社員の柔軟な働き方を支援できます。

担当者の負担軽減・ミス防止

データの自動化と一元管理により、担当者の業務負担を軽減できるとともに、手作業やデータ入力時の人為的ミスを抑止することができます。

オフィススペースの節約

書類の保管スペースが不要になるため、執務スペースを広くとったり、休憩スペースを新たに設けたりと、他の用途に活用することが可能になります。また、テレワークの拡大とあわせて、オフィススペース全体の縮小も検討しやすくなるでしょう。

検索性の向上

データが電子化されることで、必要な書類の検索や過去データの参照が、いつでもどこからでも可能になります。これにより、社内外からの情報要求への対応速度も向上します。

BCP対策につながる

経理業務を電子化すれば、災害時や緊急事態でも業務を継続できる体制を整えることができ、BCP（事業継続計画）の一環としても効果的です。オフィスが使えないときでもデータにアクセスでき、業務を継続することが可能となります。

経理業務における電子化のデメリット

経理業務の電子化には数多くのメリットがある一方で、いくつか課題もあります。

まず、システムの導入にはコストがかかります。一般的に、導入費用は利用できる機能によって変わるため、自社の経理業務に必要ない機能は導入を見送るなどすることで、コストを抑えられる可能性があります。

また、経理情報を電子データ化することで、ハッキングなどによる情報漏えいリスクが高まるのも事実です。必要十分なセキュリティ対策を講じましょう。

なお、全ての業務を電子化することは困難で、実際には一部の紙ベースの業務が残ることもあります。完全なペーパーレス化が実現できない場合、対応すべきフローが増え、かえって業務が煩雑になる可能性もあります。

電子化できる経理業務

具体的に電子化可能な業務として、納税、請求書や領収書、給与明細などの書類の発行、経費精算の処理などが挙げられます。

納税は、電子帳簿への対応が済んでいれば、インターネット経由で電子申告（e-Tax）することが可能です。

タイムスタンプの付与や、訂正削除履歴の確保などの条件を満たすことで、請求書や領収書を電子化することもできます。給与明細の電子化に関しては、システムと連携して明細の配布まで自動化すれば、より業務フローが短縮できるでしょう。

もちろん、経費精算システムの導入により、経費の申請や承認、精算といった一連の業務を電子化することもできます。

経理業務の電子化を進めてみませんか？

経理業務の電子化は、コスト削減やBCP対策につながるなど、企業の業務効率を向上させます。デメリットも存在しますが、そのリスクを管理しながら適切に進めることで、多くのメリットを享受することが可能です。

特に、今回ご紹介した経理業務の一部である給与明細の電子化については、下記記事にて具体的に解説しています。

給与明細を電子化する方法とメリット・デメリット＞

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