面倒な経費精算の原因と対策

経費精算は企業を運営するうえで必要不可欠なプロセスですが、その手続きは複雑で、申請者や経理担当者にとって面倒と感じる作業になることがしばしばあります。

そこで本記事では、経費精算が面倒と感じられる具体的な原因を申請者と経理担当者の視点から掘り下げます。解決策として電子マネーの活用や経費精算システムの見直しを紹介しますので、経費精算業務の見直しを検討中の方はぜひ参考にしてください。

経費精算における一般的な作業

まずは、経費精算の一般的な作業について説明します。

申請者

一般的な経費精算のプロセスは、まず従業員が経費を立て替えて支払うところからスタートします。経費を申請する従業員は、経費を立て替えた際の領収書やレシートを受け取り保管します。領収書は後々の精算の証明となる重要な書類なので、日付、金額、品名（但し書き）、支払先（領収書発行者の住所・氏名）が明記されている必要があります。

その後、経費精算書を作成します。どのような経費を立て替えたのか、該当する経費の金額や日付、用途等を明記します。作成した経費精算書と領収書を上司へ提出し、承認印をもらった状態で経理部門に提出します。

経理担当者

申請者から経費精算書と領収書を受け取った経理担当者は、まずその内容を確認します。ここでは、申請内容が正確であるか、また会社の規定に沿った適正な経費であるかなどをチェックします。

その後、問題がなければ精算の手続きを進めます。経費の種類によっては会計処理を行い、経理システムに入力することもあります。

最終的に、申請者の銀行口座などに経費を振り込むことで経費精算は完了します。

経費精算が面倒になる原因

続いて申請者と経理担当者が「経費精算が面倒」と感じる原因について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

申請者が面倒と感じる原因

申請者が経費精算を面倒と感じる原因として代表的なものは、書類作成の手間がかかること、領収書の一時的な保管が必要になることです。

経費精算書を作成する際には経費の詳細を一つひとつ記入する必要があり、特に多数の経費をまとめて申請する際は相応の時間と労力がかかります。

また領収書の保管も、申請者にとって面倒と感じる一因です。紛失や破損のリスクがあるため、一定のルールに沿って保管することが求められます。しかし、デジタル化して保存する場合であっても、領収書の保管には一定の手間がかかるものです。

また領収書が保管されていたとしても、経費処理する上で必要な情報が明記された領収書でなければ精算できないケースもあり、これを理由に経費の立て替えが面倒と感じる従業員も少なくないでしょう。

経理担当者が面倒と感じる原因

経理担当者が経費精算を面倒と感じる原因はさまざまです。まず、申請者から提出された精算書と領収書の内容を確認し、それが会社の経費精算の規定に適合しているかをチェックするだけでも時間がかかります。申請書の内容に不備があった場合、申請者に差し戻し、修正を依頼するなどの対応も必要です。

また承認者が不在の場合、経理担当者は経費精算の承認を待つ必要があります。これも経費精算を遅らせる原因のひとつです。月末月初は経費精算の申請が集中する傾向があり、承認者の問題とあわせて経理担当者にとって大きな負担となります。

さらに、細かい決済が中心となる小口現金の出納管理も面倒と感じる原因になる可能性があります。通常は現金の管理や保管が求められ、帳簿の残高との差異が生じていないかなどの確認作業が毎日発生するなど業務負担が大きくなります。とくに小口現金が頻繁に使用される場合、その管理は複雑で時間がかかるものになるでしょう。

経費精算の面倒を減らすための対策

経費精算の面倒を減らすための具体的な対策を紹介します。

電子マネーの活用

経費精算の面倒を減らすためには、電子マネーの活用が有効です。小口現金の管理は経理担当者にとって負担になりやすい業務のひとつですが、これを電子マネーに置き換えることで現金の管理とそれに伴う書類作成の手間が省かれます。使用した金額などは電子データで記録されているため正確に管理でき、利用履歴と経費精算システムを連携すれば入力などの業務負担を軽減できるほか、人為的ミスの防止にもつながります。

電子マネーであれば利用履歴の確認が容易です。例として交通費の精算の場合、交通系ICカードを利用すると紙の領収書を保管する手間が省けます。電子マネーなら利用履歴が電子化されているため、申請者が手作業で精算書を作成する手間や、経理担当者が領収書を確認する手間が省けます。

経費精算システムの見直し

経費精算の面倒を減らすためのもう一つの対策は、経費精算システムの見直しです。経費精算システムと電子マネーを連携させることで、経費申請から精算までの流れを一貫してデジタル化し、書類作成の手間や管理負担を大幅に削減することが可能です。

また、電子帳簿保存法に基づき、領収書などの書類をデジタル化し、オンライン上で一元管理することで、書類の確認・管理の作業負担を軽減することができます。これにより、経理担当者は他の業務に集中することができます。

原因と対策をまとめた表

経費精算の面倒になる原因を理解し、適切な対策を取り入れていきましょう

経費精算の作業は面倒と感じやすく、申請者から経理担当者まで、全ての関係者に影響を及ぼします。そこで、電子マネーの活用や経費精算システムの見直しなどの適切な対策を取り入れることで、業務効率化を図りましょう。

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