小口現金で決めておくべきルールとは？ 管理や仕訳など

日々の少額の出費を、効率的に処理できる「小口現金」。しかし、適切なルールに基づいて管理されないと、かえって業務負担を増やす結果になってしまいます。

そこで今回は、小口現金の概要や補充方法といった基本知識から、小口現金の管理に必要なルールまでを詳しく解説します。小口現金の管理に悩んでいる方や、より良い管理方法を模索している方はぜひ参考にしてください。

小口現金とは

小口現金とは、会社の運営において発生するさまざまな雑費や諸経費の支払いなどに対応するために、少額の現金を用意しておく制度です。たとえば、切手代や配送費、接待費など、突発的で直ちに支払いが必要な費目に使われます。

「小口現金出納帳」と「現金出納帳」

小口現金の管理には、「現金出納帳」とは別に「小口現金出納帳」の作成が必要です。

現金出納帳は、企業の全ての現金収支を記録する帳簿です。販売代金の現金受取や原材料の現金購入、従業員への給与支払いなど、現金の出入りを詳細に記入します。

一方、小口現金出納帳は、小口現金の出入りを管理するための帳簿です。交通費や接待費など、あらかじめ見込んでいない経費も含めて、小口現金の使用状況や補充状況を具体的に記録します。

小口現金を取り扱う会社では、両方の帳簿に適切な取引を記録することが求められます。

小口現金の補充方法

小口現金の補充方法には大きく2つの方法があります。

随時補給制度

随時補給制度は、小口現金がなくなるたびに現金を補充する方式です。支出が頻繁に発生する場合、補充と管理の手間が増えるため、一般的な企業ではあまり用いられていません。

次に紹介する「定額資金前渡制度」に対して、随時補給制度を「不定額資金前渡制度」と呼ぶこともあります。

定額資金前渡制度（インプレストシステム）

定額資金前渡制度は、あらかじめ決めておいた金額を小口現金として用意し、一定期間ごとに減った金額のぶんだけ補充する方式です。支出のたびに補充する必要がないため、小口現金の管理負担が軽減します。

小口現金の管理ルール

小口現金の管理には、一定のルールを設定し、それに従って運用することが重要です。以下に、小口現金の管理における基本的なルールをいくつかご紹介します。

保管する上限金額を決めておく

使う予定のない大量の現金を保管することは、企業運営上のリスクとなります。盗難や横領などの不正行為を防ぐためにも、小口現金の保管金額には上限を決めておくことが望ましいです。

しかし、設定した上限を超える出費が発生する可能性もあるため、スムーズな運営のためにはその際の対応を決めておくことも必要です。

残高は毎日確認する

小口現金を管理する際は、残高を毎日確認するルールも設定しましょう。これは、金額が頻繁に変動する小口現金だからこそ必要です。

残高を確認することにより、使用された現金の管理や未払いの存在、そして金銭の不正使用の可能性などを早期に発見できます。

小口現金出納帳は都度記入する

小口現金出納帳への記入もルールとして定める必要があります。収入や支出が発生するたびに、日付、内容、金額、そして残高を記録することにより、小口現金の流れが明確になります。

会社と社長の現金を区別する

企業における現金管理の原則として、会社の現金と個人（社長や経営者）の現金は厳格に区別する必要があります。会社の現金を個人の出費に使用することが常態化すると、企業の財務状況が正しく把握できなくなってしまいます。

それだけでなく、会社の現金と個人の現金が混在していると、税務上の問題や法律に違反する可能性もあります。小口現金に限らず、会社の現金は適切に管理し、使用目的を明確に区別しておきましょう。

小口現金の仕訳

小口現金の取引を記帳する際の仕訳について解説します。

小口現金を補充したときの仕訳

小口現金を補充する場合、たとえば事務所の一般的な経費を賄うために普通預金から小口現金へと資金を移動させるとします。この場合、次のように仕訳します。

借方：小口現金（補充する金額）
貸方：普通預金（補充する金額）

小口現金前渡しの仕訳

小口現金からの前渡し（事前に出費を補てんする場合）は、たとえば社員が出張に行く際の旅費を前渡しするためなどに用いられます。この場合の仕訳は次のようになります。

借方：仮払金（前渡し金額）
貸方：小口現金（前渡し金額）

小口現金前渡しの仕訳

小口現金からの前渡し（事前に出費を補てんする場合）は、たとえば社員が出張に行く際の旅費を前渡しするためなどに用いられます。この場合の仕訳は次のようになります。

借方：仮払金（前渡し金額）
貸方：小口現金（前渡し金額）

支払い報告を受けたときの仕訳

出張から戻った社員が支払い報告（経費精算）をしたときには、実際の出費額に応じて仕訳します。もしも旅費が予想（前渡し金）より少なかった場合は、次のように仕訳します。

借方：旅費（実際の出費額）
借方：小口現金（前渡し額 – 実際の出費額）
貸方：仮払金（前渡し額）

小口現金の管理負担を減らす方法

小口現金の管理負担にお悩みの場合は、表計算ソフトや専用の会計ソフトを導入することで、その負担を大幅に軽減できる可能性があります。

また、法人カードや電子マネーを使用するというのもひとつの方法です。取引をデジタル化することで、レシートの管理や出納帳の記帳など、小口現金の取り扱いに関連する手間を大幅に減らすことができます。

さらに、完全に小口現金を廃止するという選択肢もあります。「Bチャージ」のようなビジネス向けの支払いソリューションを導入すれば、現金の管理が必要なくなり、経費の精算や会計処理がよりスムーズに行えます。

小口現金を廃止する方法の詳細については、下記記事もご覧ください。

小口現金を廃止すべき理由とその手順＞

小口現金の管理方法を見直してみましょう！

小口現金は便利な制度ですが、管理方法によってはかえって負担が増大してしまいます。きちんとしたルールを設けたり、適切な手段をとったりすることで、より効率的な運用を心がけましょう。

「Bチャージ」を利用すれば、法人・個人間の電子マネー送金が24時間リアルタイムで行えます。これまで小口現金の管理に手間を感じていた方は、ぜひ「Bチャージ」の活用を検討してみてください。